Antes, la idea general era que las amenazas a la seguridad de los datos venían sobre todo de fuera, no de dentro, así que se establecieron medidas de seguridad para proteger los datos frente al exterior. No ha sido hasta estos últimos años cuando muchas empresas se han dado cuenta de que, si un empleado filtra o destruye datos confidenciales de la empresa, las consecuencias pueden ser incalculables.Este cambio de mentalidad empezó con el caso de Edward Snowden, un técnico subcontratado de la NSA (Agencia de Seguridad Nacional de EE. UU.) que se filtró documentos secretos importantes de la NSA.
Además del caso Snowden, un informe público de Boscom también cuestiona la idea de que «la principal amenaza para los datos de las empresas proviene del exterior: hackers, espías industriales y otros competidores».Este informe revela un dato inquietante: casi el 85 % de los empleados que dejan la empresa se llevan datos confidenciales. Y, de hecho, a los empleados les resulta bastante fácil llevarse datos confidenciales al marcharse. Aunque la información que Snowden robó de la NSA tenía un gran valor periodístico, también puso de manifiesto las graves consecuencias de las filtraciones internas.
En resumen, es fácil entender por qué a las empresas les cuesta tanto garantizar la seguridad de los datos, sobre todo cuando parte de ese riesgo proviene de los propios empleados. Que los empleados accedan a los datos internos de la empresa es algo necesario para su trabajo. Si se restringe el acceso, podría afectar al trabajo diario de los empleados e incluso a la capacidad operativa de toda la empresa. ¿Acaso este dilema no tiene solución?
Veamos este dilema con un ejemplo real del sector: las empresas de corretaje de divisas.
Las empresas de corretaje tienen diferentes departamentos funcionales, y cada uno tiene distintos permisos de acceso. Desde los representantes de ventas hasta el equipo de marketing (como los especialistas en marketing por correo electrónico), pasando por la información de clasificación de los clientes, deberíamos configurar el software para que cada departamento y puesto tenga acceso solo a lo que le corresponde. Porque si un empleado ve información fuera de sus permisos, se produce una brecha de seguridad en los datos.Por eso es tan importante dividir los permisos de acceso a los datos según el puesto. Además, es la única forma que tienen actualmente las empresas de corretaje de proteger la información frente a posibles amenazas internas sin que ello afecte a la productividad.
Sistemas de gestión CRM y tecnología de cifrado de datos
A nivel técnico, las herramientas más adecuadas para que las agencias de corretaje protejan sus datos son los sistemas de gestión CRM y la tecnología de cifrado de datos. Los primeros permiten a la dirección determinar quién tiene acceso a qué datos, mientras que los segundos evitan que personas no autorizadas accedan a la información a través de dispositivos externos (como los hackers).Una ventaja de la tecnología de cifrado de datos es que impide que empleados malintencionados envíen datos confidenciales de la empresa al exterior, ya que, si los datos que se filtran no se descifran correctamente, se vuelven inútiles.
Para aplicar mejor estas medidas, es fundamental que las corredurías definan una estrategia de implementación de los medios de seguridad de los datos. Esto significa que las medidas técnicas deben venir determinadas por las normas y reglamentos, y no por los medios disponibles.Además de adoptar medidas técnicas de protección, la dirección debe establecer normas internas claras, como prohibir el uso de memorias USB en la empresa o que los empleados inicien sesión en el sistema con cuentas ajenas, entre otras cosas. Aunque estas normas parezcan obvias y todos los empleados deban cumplirlas sin necesidad de un acuerdo explícito, en la práctica no es tan fácil evitarlas.
Las fugas de datos están a la orden del día
El caso de Edward Snowden nos ha hecho darnos cuenta de que las fugas de datos están a la orden del día. Al fin y al cabo, si hasta los datos de la poderosa Agencia de Seguridad Nacional de EE. UU. (NSA) pueden ser robados fácilmente, ¿qué decir entonces de una simple empresa? De hecho, unas medidas de seguridad de datos adecuadas pueden reducir significativamente la vulnerabilidad de la seguridad de los datos de una empresa.Hablando del caso de Edward Snowden, hay que tener en cuenta qué tipo de información roba cada tipo de persona: la NSA tiene más información confidencial que una empresa normal, y sus agentes están dispuestos a correr mayores riesgos para conseguirla.Snowden y los suyos robaron información por motivos de principios, mientras que los secretos comerciales se roban por dinero y beneficios. Por eso, las medidas para evitar el robo de secretos comerciales son, en comparación, más sencillas y económicas.
En resumen, vivimos en un mundo donde los riesgos relacionados con los datos están por todas partes, pero al mismo tiempo existen muchas soluciones tecnológicas y procedimientos operativos estándar que pueden reducir significativamente esos riesgos.Tienes que estar alerta y anticiparte a las posibles amenazas a la seguridad de los datos, pero recuerda también que, aunque estas amenazas están por todas partes, son controlables, y no hace falta sacrificar la productividad y los beneficios de la empresa por protegerlos en exceso.
